Tháng 10

19

2016

Horenso – phương pháp làm việc nhóm thần kỳ của người Nhật

 

Nhật Bản là một nước rất nghèo về tài nguyên, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II, hàng năm phải chống trọi với thiên tai liên tục, nhưng họ vẫn đứng dậy mạnh mẽ, vươn lên thành một cường quốc trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính.

Những thành tựu mà Nhật Bản nhận được không thể phủ nhận một phần nhờ bí quyết có một không hai trong làm việc nhóm của người Nhật, giúp người Nhật tăng năng suất và hiệu quả công việc.

Nếu có cơ hội sống, học tập, làm việc được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao.

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.

 

 

Vậy quy tắc Horenso được áp dụng như thế nào?

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.

Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.

 

1. HOKOKU: BÁO CÁO

Báo cáo nhiệm vụ quan trọng đầu tiên trong phương pháp làm việc nhóm HoRenSo. Nếu không nhận được báo cáo từ bạn, cấp trên của bạn sẽ rất lo lắng, bởi không biết công việc của bạn đang diễn biến ra sao. Tốt nhất bạn nên chủ động báo cáo trước, đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn rằng: “Công việc thế nào rồi?”. Đó chính là điều sếp thích nhất ở cấp dưới của mình. Nhưng vấn đề là phải báo cáo điều gì, thời điểm và cách thức báo cáo như thế nào là đúng?

 

Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo nên dựa trên các mục sau:

Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.

 

Phương pháp báo cáo tốt:

Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích. Có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Có thể báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu Báo cáo bằng Email...

Phương pháp báo cáo không tốt:

Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Ít thông tin. Tin tốt báo trước. Văn phong thiếu tôn trọng. Thông tin mang tính thống kê. Chỉ hỏi và tham khảo.

 

2. RENRAKU: LIÊN LẠC

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?

XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

 

Phương pháp liên lạc tốt:

Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Phương pháp liên lạc sai:

Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại. Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian. Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin. Chậm quá lâu mới thực hiện. It người biết. Làm ngẫu hứng.

 

3. SODAN: BÀN BẠC

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

Cách bàn bạc tốt:

Đông người, nhiều cá tính, phong cách. Ghi nhận các ý kiến. Khuyến khích nói. Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt. Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định

Cách bàn bạc không tốt:

Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau. Không ghi nhận. Bác bỏ ngay lập tực. Không ai biết mục đích. Không ra quyết định cuối. Mỗi người làm một hướng.

 

Nguồn: Cafebiz

Mọi thắc mắc xin vui lòng comment bên dưới hoặc liên hệ cán bộ phụ trách.

Để lại lời nhắn của bạn